Minder email, meer tijd

Over stoppen met email en de valkuil van multitasken.

Van 13 t/m 19 mei heb ik meegedaan aan We Quit Mail (#WQM). Met meer dan 1000 mensen uit allerlei organisaties in heel Nederland heb ik geprobeerd het email keurslijf waarin we zitten te doorbreken. 

Mijn doelstelling was 75% minder email. Is het gelukt? Nee. Tja, zuur is het wel, want ik maak graag mijn doelstellingen waar. Toch ben ik heel tevreden. Inkomende email heb ik met ruim 50% verminderd. Enerzijds door de mensen met wie ik veel werk van tevoren in te lichten over mijn emailbeperkingen. Anderzijds door via een out-of-office bericht mensen te informeren dat ik vooral via andere kanalen bereikbaar ben.  Het verzenden van emails heb ik zelf met 72% verminderd. Dus bijna ‘on target’ en dat is eerlijk gezegd beter dan verwacht, want er liepen allerlei trajecten waarvan ik van tevoren al wist, dat email daarvoor essentieel zou zijn.

Lessen
Het kan dus ook anders. Ik heb veel afgehandeld per telefoon. En heel bewust dacht ik er dan over na. Hoe zou het gegaan zijn, als ik dit per email had gedaan? En steeds met dezelfde conclusie: dan waren er heel wat mailtjes nodig geweest, voor iets wat ik nu in een kort telefoongesprek heb afgehandeld. Natuurlijk kan niet alles telefonisch geregeld worden en heeft email echt wel een functie, maar er zijn alternatieven. Gedurende de week heb ik ook veel gesproken over email. Collega's die wilde weten hoe het ging. Die het zelf ook wel zouden wille proberen, maar dachten dat het echt niet zou kunnen.

Duidelijke afspraken over het gebruik van email helpt enorm. Ik doe hier alvast een paar suggesties:

1. Is email de beste methode? Of zijn er betere alternatieven (lync, sms, even bellen, langslopen, twitter)
2. Dringend? Bel dan eerst, of stuur een sms of whatsapp, of loop langs. 
3. Wees duidelijk wat je van iemand verwacht (actie + deadline)
4. Iemand in cc zetten, betekent ‘ter info’, ofwel geen actie vereist.
5. Gebruik email niet om iets af te schuiven op iemand anders.

Hoe verder?
De ervaring dat ik veel meer uit mijn dag kan halen met minder email, wil ik graag vasthouden. Meer controle over mijn dag en mijn werkzaamheden en niet ‘geleefd’ worden door de voortdurende stroom van emails.

Even een zijstap: de valkuil van multitasken
Multitasken. Het ‘talent’ van vrouwen. Duizend dingen tegelijk doen. Dat is vreselijk als je naar email kijkt. Normaal gesproken had ik wel 20 mailtjes openstaan. Soms zoveel, dat ik in de lijst zelfs naar beneden moest scrollen. Even snel schakelen van de een naar de ander. En tussendoor weer een nieuw mailtje oppakken en reageren. Ondertussen bureau vol met printjes, notitieblok en info die hoorde bij al die mailtjes en bij het ‘werk’ dat ik op dat moment ook aan het doen was. Als je zo’n 100 mails op een dag uitstuurt. Heb je dan een goede productieve dag? Ik betwijfel het. 

Nu.. een heel ander beeld. Rust en veel meer ruimte. Niet alleen op mijn bureau en rondom mijn laptop, maar vooral ook ruimte in mijn hoofd. Ik ga daarom door met het bewust en beperkt gebruik van email. Een paar keer per dag zal ik mijn mail doornemen (en dus niet voortdurend) en email gebruiken volgens mijn eigen vijf richtlijnen.